Nota Las funciones de XML, excepto la de guardar documentos como XML con el esquema XML de Word, sólo están disponibles en Microsoft Microsoft Office Edición Professional 2003 y en Microsoft Office Word 2003 independiente.
¿Por qué XML?
XML ( lenguaje de marcas extensible) (Lenguaje de marcas extensible (XML): forma condensada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los desarrolladores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.) permite organizar y trabajar con documentos y datos de una manera que antes no era posible o muy difícil. Mediante los esquemas XML personalizados es posible ahora identificar y extraer datos específicos de documentos comerciales de uso habitual.
Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no serán documentos estáticos. La información que contengan se puede pasar a una base de datos o reutilizarse en cualquier otro lugar, fuera de los documentos.
La capacidad de guardar un documento de Microsoft Word en formato XML estándar ayuda a disociar el contenido del documento de los límites del mismo. El contenido pasará a estar disponible para los procesos automáticos de extracción de datos y adaptación. Se puede buscar con facilidad el contenido e incluso modificarlo mediante procesos ajenos a Word, como procesos de datos basados en servidor.
Puesto que Word puede representar los documentos como XML, los procesos automáticos basados en servidor pueden generar documentos de Word en un instante al reunir los datos de varias fuentes. Este tipo de documentos puede actualizarse con facilidad de forma periódica, eliminando la búsqueda manual de datos relevantes y la sobrescritura innecesaria.
Word y XML
Microsoft Word permite trabajar con documentos XML de dos maneras:
Utilizar el esquema XML de Word Puede crear un documento en Word de la forma habitual y después guardarlo como un documento XML. Word utiliza su propio esquema XML (esquema XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los atributos que están disponibles para cada elemento.), WordML, para aplicar etiquetas XML que almacenan información, como propiedades de archivo, y definir la estructura del documento, como párrafos, encabezados y tablas. Word también utiliza etiquetas XML para almacenar información de formato y diseño, de acuerdo con el esquema XML de Word.Utilizar cualquier esquema XML Puede crear o abrir un documento en Word, adjuntar cualquier esquema XML personalizado al documento y aplicar etiquetas XML al contenido del mismo. Cuando guarde este documento como documento XML, las etiquetas XML definirán la estructura del documento según el esquema XML adjunto.
Cuando se guarda el documento, de forma predeterminada el esquema de Word y el esquema personalizado se adjuntan al mismo, conservando los datos tal y como se definen en el esquema personalizado y el formato enriquecido definido en el esquema XML de Word. También tiene la opción de guardar sólo los datos del documento, de acuerdo con el esquema de personalizado.
Tanto si utiliza el esquema XML de Word integrado con la estructura de un documento de Word como si adjunta su propio esquema para una estructura más acorde con sus actividades, cualquier software que pueda analizar XML podrá leer y procesar los datos de un documento que guarde como documento XML (archivo .xml).
Por ejemplo, si el esquema personalizado es para los datos de un currículo, las etiquetas XML del documento definirán la estructura del documento en función del nombre, dirección, experiencia laboral, educación, etc. Cuando guarde el documento, dispondrá de un documento con formato enriquecido que tendrá un aspecto profesional al imprimirlo y un archivo de datos que podrá se procesado por cualquier programa que pueda leer XML.
También puede almacenar datos XML de un documento que guarde como documento (.doc) o plantilla (.dot) de Word. Sin embargo, sólo Word podrá leer o procesar XML.
Etiquetas XML
Cuando un esquema XML personalizado se adjunta a un documento, el panel de tareas Estructura XML proporciona una lista de elementos definidos en el esquema. Puede aplicar etiquetas XML al documento al seleccionar el contenido del documento y después elegir un elemento de la lista. Si el esquema define los atributos de un elemento, también puede especificarlos en el panel de tareas Estructura XML.
Nota Puede adjuntar más de un esquema a un documento. Los elementos de todos los esquemas adjuntos estarán disponibles en la lista de elementos en el panel de tareas Estructura XML.
Una casilla de verificación en el panel le permitirá ver en línea las etiquetas XML, en el contexto del documento.
Si la estructura del documento infringe las reglas del esquema, una línea ondulada de color púrpura marca el lugar en el documento y el panel de tareas Estructura XML informa de la infracción.
