Cada documento de Microsoft Word se basa en una plantilla. Una plantilla determina la estructura básica de un documento y contiene la configuración del documento, por ejemplo, elementos de Autotexto (Autotexto: ubicación de almacenamiento para texto o gráficos que desea utilizar de nuevo, como una cláusula de un contrato estándar o una gran lista de distribución.
Cada selección de texto o gráficos se graba como un elemento de Autotexto y se le asigna un nombre exclusivo.), fuentes, asignaciones de teclas, macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.), menús, diseño de página, formato especial y estilos.
Las plantillas globales, incluida la plantilla Normal (plantilla Normal: plantilla global que puede utilizar para cualquier tipo de documento. Puede modificar esta plantilla para cambiar el formato o el contenido predeterminado del documento.), contienen valores que están disponibles en todos los documentos. Las plantillas de documento, como las de memorandos y fax del cuadro de diálogo Plantillas, contienen valores que sólo están disponibles para documentos basados en esa plantilla.
Seguridad Las plantillas pueden almacenar virus de macros, por lo que se recomienda precaución a la hora de abrirlas o de crear archivos basados en ellas. Para ello, se aconseja adoptar las siguientes medidas: ejecutar en el equipo un software antivirus actualizado, establecer el nivel de seguridad de macros al máximo, desactivar la casilla de verificación Confiar en todas las plantillas y complementos instalados, utilizar firmas digitales y mantener una lista de orígenes de datos de confianza.
Plantillas globales
Al trabajar en un documento, generalmente sólo se pueden utilizar los valores almacenados en la plantilla adjunta al documento o en la plantilla Normal. Para utilizar elementos de este tipo que estén almacenados en otra plantilla, cárguela como plantilla global. Después de cargarla, los elementos guardados en ella estarán disponibles para cualquier documento durante el resto de la sesión de Word.
Los complementos (complemento: programa suplementario que agrega funciones o comandos personalizados a Microsoft Office.) y plantillas que cargue se descargan al cerrar Word. Para cargar un completo o una plantilla cada vez que inicie Word, copie el complemento o la plantilla en la carpeta Inicio de Microsoft Office.
Plantillas de documento
Las plantillas que guarde en la carpeta Plantillas aparecerán en la ficha General del cuadro de diálogo Plantillas. Si desea crear fichas personalizadas para las plantillas en el cuadro de diálogo Plantillas, cree una subcarpeta nueva en la carpeta Plantillas y guarde en ella las plantillas. El nombre que asigne a esa subcarpeta aparecerá en la nueva ficha.
Al guardar una plantilla, Word pasa a la posición Plantillas personales (menú Herramientas, comando Opciones, ficha Ubicación de archivos), cuyo valor predeterminado es la carpeta Plantillas y sus subcarpetas. Si guarda una plantilla en otra ubicación, no aparecerá en el cuadro de diálogo Plantillas.
Cualquier archivo de documento (.doc) que guarde en la carpeta Plantillas también actuará como plantilla.
Documentos maestros
Un documento maestro (documento maestro: "contenedor" para un conjunto de archivos separados (o subdocumentos). Un documento maestro sirve para establecer y organizar un documento que tiene muchas partes, como un libro de varios capítulos.) contiene vínculos (vínculo: se utiliza para insertar una copia de información que se crea en otro programa en un documento de Microsoft Word manteniendo una conexión entre los dos archivos. Cuando se modifica la información del archivo de origen, los cambios se reflejan en el documento de destino.) a un conjunto de subdocumentos relacionados. Los documentos maestros permiten organizar y modificar documentos extensos dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de controlar. En un grupo de trabajo, almacene un documento maestro en una red para compartir la propiedad de un documento dividiéndolo en subdocumentos individuales.
Para crear un documento maestro, comience con un esquema y después designe títulos en el esquema como subdocumentos. También puede agregar un documento existente a un documento maestro para convertirlo en un subdocumento.
Trabajar con un documento maestro
Un documento maestro permite crear una tabla de contenido, un índice, referencias cruzadas y encabezados y pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.) para todos los subdocumentos.
Puede utilizar la vista Esquema (vista de esquema: vista que muestra los títulos de un documento con sangría para representar su nivel en la estructura del documento. La vista de esquema también puede utilizarse para trabajar con documentos maestros.) para trabajar en un documento maestro. Por ejemplo, puede:
Expandir o contraer los subdocumentos o cambiar las vistas para mostrar u ocultar los detalles..
Cambiar rápidamente la estructura del documento agregando, quitando, combinando, dividiendo, cambiando de nombre y reorganizando los subdocumentos.
Trabajar con subdocumentos
Para trabajar con el contenido de un subdocumento, ábralo desde el documento maestro. Cuando los subdocumentos están contraídos en el documento maestro, cada subdocumento aparece como un hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.). Al hacer clic en el hipervínculo, Microsoft Word muestra el subdocumento en una ventana de documento diferente.
Utilizar plantillas y formatos en un documento maestro
La plantilla (plantilla: archivo o archivos que contienen la estructura y las herramientas para dar forma a elementos como el estilo y el diseño de página de los archivos terminados. Por ejemplo, las plantillas de Word puede dar forma a un único documento y las plantillas de FrontPage pueden dar forma a todo un sitio Web.) que utilice para un documento maestro controla los estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) utilizados para ver e imprimir el documento completo. También puede utilizar diferentes plantillas, incluso valores distintos dentro de la plantilla, para el documento maestro y cada uno de los subdocumentos.
Protección de documentos maestros compartidos contra acceso no autorizado
Si un usuario está trabajando con un subdocumento, el documento estará "bloqueado" para otros usuarios. Esto significa que puede ver el subdocumento, pero no podrá modificarlo hasta que lo cierre el otro usuario.
Si desea evitar que usuarios sin autorización vean o cambien un documento maestro o un subdocumento, puede abrir el documento y asignarle una contraseña para limitar el acceso. También puede establecer una opción para abrir el archivo como de sólo lectura (sólo lectura: configuración que permite leer o copiar un archivo, pero no cambiarlo ni guardarlo. Si cambia un archivo de sólo lectura, puede guardar los cambios sólo dándole un nombre nuevo al archivo.). Tenga en cuenta que si establece la opción de sólo lectura para el compartimiento de archivos, el subdocumento estará "bloqueado" para el resto de los usuarios.
