Con Microsoft Office 2003, enviar faxes es tan sencillo como enviar mensajes de correo electrónico. Puede conectar directamente desde un programa de Office con un proveedor de servicio de fax que le enviará el fax. Puede utilizar los servicios de fax con Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Outlook 2003 y Microsoft Office Document Imaging Program (MODI). Debe tener instalados Outlook y Word en su equipo para poder utilizar los servicios de fax.
Cómo funcionan los servicios de fax
Si elige enviar un fax desde un programa de Office, Outlook y Word le proporcionan la interfaz para enviar el fax. El documento que desea enviar por fax se convierte automáticamente en un archivo de imagen TIFF y se adjunta a un mensaje de correo electrónico. El cuerpo del mensaje de correo electrónico es el área proporcionada para la hoja de portada, y los campos requeridos son los de nombre de los destinatarios, número de fax y asunto. Puede escribir información en estos campos o seleccionar un contacto de la libreta de direcciones. Los códigos de país de la libreta de direcciones deben empezar con un signo más (+); por ejemplo, +61/555-1212. Se recomienda utilizar una portada y rellenar los campos Para y Asunto a fin de garantizar que el fax llega al destinatario correcto.
Antes de enviar el fax, puede ver una vista previa mediante MODI. Se admite cualquier tipo de archivo que se pueda imprimir en Microsoft Office Document Image Writer. Tras enviar el fax, recibirá por correo electrónico una confirmación de su proveedor de fax que le indicará que el fax se entregó correctamente.
Notas
No se admiten encabezados ni pies de página en páginas de portada en blanco. Por ejemplo, si la página de portada contiene texto o logotipos en un encabezado o un pie de página, pero el cuerpo del documento está en blanco, el texto o los logotipos no aparecerán en el mensaje de correo electrónico o el fax.
Si elige no utilizar los servicios de fax, puede enviar un fax mediante un fax módem.
Ventajas de utilizar los servicios de fax
El envío de faxes a través de un servicio de fax ofrece ventajas que permiten ahorrar tiempo. Las siguientes funciones se ofrecen para proporcionarle una mejor experiencia con el servicio de fax:
- Destinatario combinado Puede enviar un fax a una dirección de correo electrónico o a un equipo de fax estándar, a todos los destinatarios que desee.
- Múltiples documentos Puede adjuntar varios documentos de muchas páginas y enviar el fax como un solo paquete.
- Faxes electrónicos Algunos proveedores de fax le ofrecen un número de teléfono de fax que puede utilizar, lo que permite la entrega del fax a su Bandeja de entrada como un archivo adjunto con formato TIFF. Al recibir un fax, puede verlo, imprimirlo o agregarle comentarios. El programa MODI abre el fax en línea y proporciona las funciones de edición. También puede enviar el fax a otra persona o a la persona que lo envió.
- Escenario sin conexión Puede redactar un fax y enviarlo sin conexión. De la misma manera que un mensaje de correo electrónico, el fax se almacenará en la Bandeja de salida y se enviará cuando se conecte a la red.
- Archivos de almacenamiento Los faxes enviados se almacenan en la carpeta Elementos enviados de Outlook o en otro lugar especificado por las reglas de Outlook.
Suscripción a un servicio de fax
Al suscribirse a un servicio de fax, puede especificar un proveedor para los faxes salientes y varios proveedores para los faxes entrantes. Los distintos proveedores de servicio de fax le ofrecen paquetes diferentes para sus necesidades de envío de faxes. Si desea utilizar un servicio de fax en varios equipos, es posible que tenga que activar su cuenta de fax en cada equipo, descargando un paquete de registro desde el sitio Web del proveedor. La información de administración de cuentas también se almacena allí.
