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Manual de Microsoft Access 2003

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Informes

Informes: Utilidad de los informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

  • Utilice un informe para crear etiquetas postales.
  • Utilice un informe para mostrar totales en un gráfico.
  • Utilice un informe para calcular totales.

 

Páginas de acceso a datos

Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya elegido en el  Asistente para páginas.

  • Haga clic en el indicador de expansión ...
  • ... para mostrar la barra de herramientas de exploración de datos y registros para el siguiente nivel de detalle.
  • Utilice las barras de herramientas de exploración de registros para desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda.

 

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico

En la vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico, puede personalizar un informe de las siguientes maneras:

Agregar, mover o quitar campos: Puede agregar campos a las áreas de filtros, filas, columnas y detalles en la vista Tabla dinámica, y a las áreas de filtros, categorías, series y datos en la vista Gráfico dinámico. También puede mover campos de un área a otra y quitar campos de la vista.

Filtrar registros: Puede filtrar los datos mostrados en la vista agregando o moviendo un campo al área de filtros. También puede filtrar un campo en el área de filas y columnas.

Ordenar registros: Puede ordenar los elementos de los campos de fila y columna en orden ascendente o descendente. También puede ordenar los elementos en un orden personalizado en la vista Tabla dinámica.

Agrupar registros: Puede agrupar por intervalos los elementos en los campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.

Dar formato a los elementos y cambiar títulos: En la vista Tabla dinámica, puede cambiar la configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número de un campo. También puede cambiar los títulos de los campos y grupos personalizados. En la vista Gráfico dinámico, puede cambiar el tipo de gráfico, aplicar formato a los marcadores de datos, etc.

 

Informes: Presentar datos

Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información en la manera que desee verla.  

 

  • Crear etiquetas postales.
  • Mostrar totales en un gráfico.
  • Agrupar registros en categorías.

 

Calcular totales.

La mayoría de los informes están enlazados a una o más tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros de un informe hace referencia a los campos de las tablas y consultas base. No es necesario que un informe contenga todos los campos de cada una de las tablas o consultas en las que está basado.

Un informe dependiente obtiene los datos del origen de registros base. Otra información acerca del formulario, como el título, la fecha y el número de página, se almacena en el diseño del informe.

  • El título y los encabezados de columna del informe se almacenan en el diseño del informe.
  • La fecha procede de una expresión almacenada en el diseño del informe.
  • Los datos proceden de campos de la tabla, consulta o instrucción SQL base.
  • Los totales proceden de expresiones almacenadas en el diseño del informe.

El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea mediante objetos gráficos denominados controles (control: objeto de interfaz gráfica para el usuario, como un cuadro de texto, una casilla de verificación, una barra de desplazamiento o un botón de comando, que permite a los usuarios controlar el programa. Utilice los controles para mostrar datos y opciones, realizar una opción o facilitar la lectura de la interfaz.). Los controles pueden ser cuadros de edición que muestren nombres y números, etiquetas que muestren títulos, o líneas decorativas que organicen los datos gráficamente y mejoren la presentación del informe.

  • Las líneas son decorativas.
  • Las etiquetas muestran texto descriptivo.
  • Los cuadros de texto muestran los datos de la consulta Ventas por fecha.
  • Un cuadro de texto utiliza una expresión para calcular un total.

 

Crear un informe

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. Utilice el Asistente para etiquetas si desea crear etiquetas postales, el Asistente para gráficos si desea crear gráficos o el Asistente para informes si desea crear un informe estándar. El asistente hace preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe se puede personalizar como se desee en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

 

Personalizar un informe

Se puede personalizar un informe de las siguientes formas:

Origen del registro  Puede cambiar las tablas y consultas en que está basado un informe.

Ordenar y agrupar datos  Se pueden ordenar los datos en orden ascendente o descendente. También puede agrupar los registros de uno o más campos, y mostrar subtotales y totales en un informe.

Ventana Informe  Se puede agregar o quitar los botones Maximizar y Minimizar, cambiar el texto de la barra de título y otros elementos de la ventana Informe.

Secciones  Se puede agregar, quitar, ocultar o cambiar de tamaño los encabezados, pies y las secciones de detalles de un informe. También puede establecer propiedades de sección para controlar la presentación de un informe y el resultado que se obtiene al imprimirlo.

Controles  Puede mover, cambiar el tamaño o establecer las propiedades de fuente de un control. También puede agregar controles para mostrar valores calculados, totales, la fecha y hora actuales, y otra información que sea de utilidad en un informe.

 
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